Informacje ogólne

Wymagania prawne w zakresie obrotu produktów z drewna

Od 3 marca 2013 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 995/2010 z dnia 20 października 2010 (tak zwany EU Timber Regulation -EUTR), które nakłada na firmy wprowadzające drewno na rynek krajów UE obowiązek wdrożenia Systemu Zasad Należytej Staranności.

Główne zasady i wymagania są następujące:

  • zakaz wprowadzania nielegalnie pozyskanego drewna lub produktów pochodzących z takiego drewna na rynek Wspólnoty Europejskiej
  • obowiązek weryfikacji legalności wprowadzanych produktów z drewna nałożony na firmy oraz obowiązek oceny ryzyka z tym związanego
  • obowiązek prowadzenia ewidencjidostawców i klientów, czyli od kogo firma kupiła i komu sprzedała drewno lub wyroby z drewna.

Najtrudniejszym do spełnienia dla firm obowiązkiem jest weryfikacja legalności pozyskanego drewna. By to zrobić firma musi uzyskać odpowiednie informacje od swoich dostawców a w tym kraj pozyskania drewna, dane dostawców i informacje / deklaracje dotyczące zgodności drewna z prawem krajowym. Ponadto firma wprowadzająca na rynek unijny surowiec leśny musi przeprowadzić ocenę ryzyka związanego z daną dostawą, czy np. drewno nie zostało pozyskane ze źródeł nielegalnych a następnie przetworzone i sprzedane z naruszeniem przepisów prawa krajowego lub międzynarodowego. W tej ocenie należy uwzględnić cały łańcuch przepływu surowca. Jeżeli z oceny wynika, że ryzyko pozyskania nielegalnego drewna jest wysokie, należy powziąć odpowiednie środki, by to ryzyko ograniczyć np. poprzez wyegzekwowanie od dostawcy dodatkowych informacji i ponowną weryfikację surowców.

Systemy certyfikacji w gospodarce leśnej i łańcuchu dostaw

Na świecie funkcjonują dwa uznane systemy / standardy certyfikacji lasów i łańcuchów dostaw opracowane i wdrożone przez międzynarodowe organizacje promujące odpowiedzialne gospodarowanie zasobami leśnymi świata:

  • Na początku lat 90-tych, na bazie publicznej debaty o potrzebie wprowadzenia zasad zrównoważonej gospodarki leśnej powstał system FSC (Forest Stewardship Council), który skupia właścicieli i zarządców lasów, organizacje społeczne i przyrodnicze, firmy przetwórstwa drzewnego i papierniczego, sieci handlowe oraz osoby prywatne, zainteresowane odpowiedzialną gospodarką leśną.
  • W 1999 w Europie powstaje analogiczny system PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes - Program Zatwierdzenia Systemów Certyfikacji Leśnej) wspierany przez przemysł drzewny, papierniczy, organizacje handlowe i organizacje działające dla ochrony środowiska naturalnego.

Obie organizacje to niezależne, pozarządowe organizacje non-profit, których głównym celem jest promocja trwale zrównoważonej gospodarki leśnej przez certyfikację wykonywaną przez niezależne jednostki. W ramach swojej działalności organizacje te akredytują / zatwierdzają krajowe systemy certyfikacji leśnej i jednostki certyfikujące.

Systemy certyfikacji w gospodarce leśnej i łańcuchu dostaw funkcjonują na dwóch poziomach:

Certyfikacja gospodarki leśnej FM (Forest Management), której celem jest zapewnienie, że las zarządzany jest z poszanowaniem zasad ochrony środowiska i wartości społecznych. System ten adresowany jest do właścicieli i zarządców obszarów leśnych.

Certyfikacja łańcucha dostaw CoC (Chain of Custody), której celem jest zapewnienie, że produkty leśne w zakładach przetwórstwa drewna pochodzą z wiarygodnych (certyfikowanych / kontrolowanych) źródeł. System ten adresowany jest do wszystkich zakładów przetwarzających drewno lub surowce pochodzące z drewna np.: tartaki, ciesielka, przemysł meblowy, przemysł papierniczy, drukarnie, wydawnictwa a także firmy obracające tymi wyrobami w transporcie i handlu.

Obowiązuje zasada: Certyfikowany las - Certyfikowana firma - Certyfikowany produkt

Jak uzyskać certyfikat FSC CoC lub PEFC CoC?

  • Wdrożyć system nadzoru nad łańcuchem dostaw
  • Poddać się audytowi certyfikującemu akredytowanej jednostki
  • Otrzymać certyfikat potwierdzający zgodność

FSC CoC - wymagania

Aby uzyskać certyfikat łańcucha dostaw FSC CoC należy wdrożyć odpowiedni system zarządzania, by spełnić wymagania normy FSC-STD-40-004 v2-1 Standard FSC dotyczący kontroli pochodzenia produktu. Podstawowe wymagania tej normy brzmią następująco:

I. Wymagania uniwersalne

Ta część normy wymaga od organizacji wdrożenia podstawowych elementów systemu zarządzania.

W rozdziale ‘Zarządzanie jakością’ wymaga się, by:

  • Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za czynności dotyczące FSC
  • Opracować i wdrożyć procedury opisujące działania FSC CoC
  • Szkolić pracowników i dokumentować przeprowadzone szkolenia
  • Nadzorować wszystkie dokumenty i zapisy

W rozdziale ‘System kontroli i pochodzenia produktu’ wymaga się, by:

  • Określić grupy produktów
  • Wybrać któryś z normatywnych systemów kontroli dla każdej grupy produktowej: system transferowy, procentowy lub kredytowy
  • Jeśli jakieś procesy są podzlecane, to systemem należy objąć również podwykonawców.

W rozdziale ‘Źródło pozyskiwania surowca’ wymaga się, by:

  • Sprawdzać swoich dostawców poprzez utrzymywanie rejestrów i weryfikację ich certyfikatów FSC
  • Identyfikować kategorie surowca i prowadzić odpowiednie zapisy i obliczenia na wszystkich zaplanowanych etapach produkcji.

W rozdziale ‘Odbiór i magazynowanie surowca’ wymaga się, by:

  • Sprawdzać surowiec na wejściu a w tym oznaczenia kategorii i kody certyfikatów dostawców
  • Segregować wkłady materiałów na wszystkich zaplanowanych etapach produkcji
  • Zarządzać stosowaniem etykiet na materiałach.

W rozdziale ‘Kontrola objętości’ wymaga się, by:

  • Określić współczynniki wydajności (ujmujących zmianę objętości lub wagi materiału) dla poszczególnych etapów przetwarzania oraz dla każdej grupy wyrobów
  • Robić bilanse materiału dla każdej grupy wyrobów tj. rejestrować wejścia / wyjścia materiałów oraz robić roczne zestawienia ilości
  • Sporządzać oświadczenia dla każdego okresu rozliczeniowego lub zlecenia produkcyjnego dla poszczególnych grup wyrobów i przeprowadzać stosowne obliczenia.

W rozdziale ‘Sprzedaż i dostawa’ wymaga się, by:

  • Zarządzać dokumentacją sprzedażową (fakturami) tak, by zawierały wszystkie wymagane normą elementy
  • Zarządzać systemem wydawania oświadczeń i etykietowania wyrobów, by zachować zgodność z normą.

II. Systemy kontroli oświadczeń

Dla wykazania zgodności z normą organizacja ma do wyboru trzy systemy kontroli oświadczeń, które może stosować do poszczególnych grup wyrobów przy zachowaniu ograniczeń, jakie nakłada norma.

System transferowy może być stosowany przy produkcji wszystkich kategorii wyrobów: FSC 100%, FSC Mix, FSC Recycled, Drewno kontrolowane oraz w handlu wyrobami gotowymi. System transferowy jest bardzo praktyczny, kiedy do produkcji wykorzystywany jest tylko jeden materiał wejściowy np. FSC 100% - wtedy oświadczenie wejściowe jest równoznaczne z oświadczeniem wyjściowym. Jest to wygodne dla firm, które nie są w stanie lub nie chcą dokładnie obliczać wejść FSC a chcą zachować minimalną wartość wyjściową.

System procentowy może być stosowany przy produkcji FSC Mix lub FCS Recycled. Nie można go stosować w handlu wyrobami gotowymi. Dla każdej grupy wyrobów należy określić okresy rozliczeniowe lub zlecenia produkcyjne a następnie należy obliczyć wkład procentowy oparty na:

  • danym okresie rozliczeniowym lub zleceniu produkcyjnym lub
  • określonej liczbie poprzednich okresów rozliczeniowych (procentowa średnia krocząca) – okres nie może przekroczyć 12 miesięcy.

System kredytowy może być stosowany przy produkcji FSC Mix lub FCS Recycled. Nie można go stosować w handlu wyrobami gotowymi ani w procesie drukowania. Dla każdej grupy wyrobów należy założyć i utrzymywać rachunek kredytowy FSC z określonymi okresami rozliczeniowymi nie dłuższymi niż 3-miesięczne. Rachunek kredytowy pozwala na bilansowanie wejść i wyjść materiałów FSC z uwzględnieniem współczynników wydajności. System kredytowy pozwala na sprzedaż z oświadczeniem kredytowym odpowiadającym ilości wejściowej surowców FSC. Wejścia mogą być na rachunku kumulowane.

III. Etykietowanie

Norma określa warunki etykietowania dla wszystkich grup produktów: FSC 100%, FSC Mix i FSC Recycled. Drewno Kontrolowane FSC nie podlega etykietowaniu. Zasady stosowania znaków handlowych przez posiadaczy certyfikatów FSC zawarte są w normie FSC-STD-50-001.

IV. Wymagania dodatkowe

Stosowanie wymagań dodatkowych jest opcjonalne i dotyczy podwykonawstwa oraz tzw. niewielkich komponentów.

Podwykonawca jest częścią systemu CoC organizacji i dlatego musi być objęty udokumentowanym nadzorem głównie w zakresie identyfikacji materiałów. Z podwykonawcą należy podpisać umowę i objąć go systemem audytów.

Niewielkie komponenty to są niekwalifikowane materiały, które w uzasadnionych przypadkach można stosować do produktów FSC 100% i FSC Mix pod warunkiem, że stanowią poniżej 5% wagi lub objętości produktu i z wyłączeniem forniru licowego i drewna z gatunków zagrożonych.

PEFC CoC - wymagania

Aby uzyskać certyfikat łańcucha dostaw PEFC CoC należy wdrożyć odpowiedni system zarządzania, by spełnić wymagania normy PEFC ST 2002:2013 - Łańcuch dostaw produktów zawierających surowce leśne – Wymagania. Podstawowe wymagania tej normy brzmią następująco:

Identyfikacja pochodzenia materiału

Jest oczywiste, że w tym systemie po pierwsze należy kontrolować pochodzenie surowca:

  • przy każdej dostawie (kontrola dokumentów, w tym deklaracji PEFC materiału)
  • poprzez kontrolę dostawcy (czy ma ważny certyfikat CoC).

Przy każdej dostawie należy więc sprawdzić wszystkie dane wymagane normą a w tym deklarację dotyczącą pochodzenia surowca. Ponadto należy egzekwować od dostawcy kopię certyfikatu gospodarki leśnej lub łańcucha dostaw i weryfikować status tego certyfikatu w dostępnych, uznanych rejestrach.

System należytej staranności

Organizacja musi opracować i wdrożyć System Należytej Staranności (SNS) w celu zminimalizowania ryzyka, że certyfikowane produkty będą zawierać surowce pochodzące z kontrowersyjnych źródeł. Wdrażanie SNS następuje w 3 krokach:

  • zbieranie informacji od dostawcy o rodzaju surowca i kraju / regionu pochodzenia
  • przeprowadzenie oceny ryzyka pozyskania surowców z kontrowersyjnych źródeł dla wszystkich surowców wejściowych
  • w ramach zarządzania dostawami wysokiego ryzyka organizacja musi opracować program weryfikacji własnej lub przeprowadzonej przez firmę zewnętrzną dla dostaw sklasyfikowanych jako dostawy ‘wysokiego’ ryzyka.

Metody nadzoru łańcucha dostaw

Norma dopuszcza dwie opcjonalne metody nadzoru nad materiałami certyfikowanymi:

  • metodę separacji fizycznej
  • metodę procentową

Można wybrać jedną z tych metod lub ich kombinację dla poszczególnych grup wyrobów.

Metoda separacji fizycznej

Metoda polega na zapewnieniu w całym procesie od dostawy, poprzez produkcję aż do wysyłki, że certyfikowany surowiec / produkt nie jest mieszany z innymi surowcami / produktami, dzięki czemu można stosunkowo prosto określić i deklarować udział procentowy surowca certyfikowanego przy sprzedaży. Norma dopuszcza 3 sposoby separacji fizycznej, by uniknąć pomieszania materiałów o różnym statusie – separację pod względem:

  • obszaru produkcji i przechowywania
  • czasu
  • identyfikacji (oznakowania) certyfikowanych surowców / produktów w procesie.

Dozwolone jest także stosowanie metody separacji fizycznej w przypadku produktów certyfikowanych z różną zawartością certyfikowanego surowca.

Metoda procentowa

Metoda procentowa w łańcuchu dostaw znajduje zastosowanie w organizacjach, które mieszają certyfikowane surowce / produkty z surowcami innych kategorii. Aby zastosować tę metodę należy:

  • Określić typ lub grupę produktów, dla których metoda będzie stosowana
  • Zdefiniować partie produkcyjne dla danych typów / grup produktów
  • Uspójnić jednostki miary i konsekwentnie je stosować.

Obliczanie udziału procentowego surowców certyfikowanych

Oddzielnie dla każdej partii produkcji należy obliczyć udział procentowy surowców certyfikowanych. Norma przewiduje (i dopuszcza do wyboru) dwie metody obliczania udziału procentowego:

  • zwykły udział procentowy do obliczeń surowców fizycznie zawartych w określonych produktach w partii lub
  • średnia ruchoma udziału procentowego obliczana dla konkretnej partii produkcji i okresu deklaracji używając ilości surowców pozyskanych w określonym okresie wprowadzania surowców poprzedzającym okres deklaracji.

Przenoszenie obliczonego udziału na wyjściowe produkty

Norma przewiduje (i dopuszcza do wyboru) dwie metody przenoszenia obliczonego udziału procentowego na wyjściowe produkty:

  • średni udział procentowy w którym obliczony udział procentowy surowców certyfikowanych trzeba wykorzystywać równomiernie w stosunku do wszystkich produktów wchodzących w skład partii produkcji
  • uznawanie ilości gdzie jest większa elastyczność w deklarowaniu udziałów procentowych produktów wyjściowych ale trzeba prowadzić rachunek uznań.

Sprzedaż i etykietowanie

Niezależnie od przyjętej metody nadzoru w produkcji obowiązują pewne ogólne zasady postępowania przy wysyłce produktów. Przy sprzedaży produktów certyfikowanych należy przekazać klientowi dokument stanowiący formalną deklarację udziału procentowego surowca certyfikowanego. Deklaracja ta jest proceduralnie ustalonym przez firmę dokumentem i oprócz głównej klauzuli: ‘x% surowca certyfikowanego przez PEFC’ musi zawierać szereg innych zapisów wymaganych normą. Trzeba się również ‘wylegitymować’ posiadanym certyfikatem łańcucha dostaw PEFC CoC.

Używanie logotypów lub etykiet, zarówno na produkcie, jak i poza nim, odwołujących się do certyfikacji łańcucha dostaw wymaga zezwolenia – ważnej licencji wydanej przez PEFC Council lub inny podmiot uprawniony przez Radę PEFC

System zarządzania

Norma nakazuje wdrożenie i utrzymywanie systemu zarządzania wspierającego procesy kontroli łańcucha dostaw. Jeśli w firmie jest już wdrożony system zarządzania jakością wg ISO 9001 lub zarządzania środowiskowego ISO 14001 to mogą być one wykorzystane do tego celu. Minimalne wymagania w tym zakresie są następujące:

  • Odpowiedzialność i uprawnienia – wyznaczenie Członka Zarządu i pracowników wykonujących działania i / lub odpowiedzialnych za PEFC CoC
  • Opracowanie udokumentowanych procedur
  • Przechowywanie danych przez co najmniej pięć lat
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi (szkolenia) i technicznymi
  • Inspekcje i kontrole (audyty wewnętrzne, działania naprawcze)
  • Skargi - opracowanie procedur rozpatrywania skarg dotyczących łańcucha dostaw.

System PEFC CoC obejmuje również podwykonawców, zarówno zewnętrznych jak i działających na terenie zakładu organizacji, za których organizacja bierze pełną odpowiedzialność i w związku z tym:

  • trzeba posiadać pisemną umowę ze wszystkimi podwykonawcami
  • trzeba zapewnić fizyczną separację surowców przekazywanych do i od podwykonawcy
  • podwykonawca jest zobowiązany do wdrożenia własnego łańcucha dostaw
  • podwykonawcy powinni być objęci programem audytów wewnętrznych organizacji.

Oferta wdrożenia systemu kontroli łańcucha dostaw CoC (Chain of Custody)

Oferujemy małym i średnim przedsiębiorstwom z branży drzewnej wdrożenie systemu kontroli pochodzenia produktu (łańcuch dostaw) w standardzie FSC CoC lub PEFC CoC i przygotowanie do audytu certyfikującego akredytowanej przez FSC lub PEFC jednostki.

Dlaczego certyfikat ?

Posiadanie certyfikatu FSC CoC lub PEFC CoC dotyczącego systemu kontroli pochodzenia produktu staje się dla polskich firm uczestniczących w łańcuchu dostaw produktów leśnych coraz bardziej popularne z następujących powodów:

  • jest wymogiem narzuconym przez klienta, który wymaga posiadania certyfikatu FSC lub PEFC od swoich dostawców
  • pomaga w spełnieniu wymagań narzuconych przez przepisy prawa
  • jest dobrowolną decyzją firmy, by zwiększyć swój rynek zbytu dzięki certyfikatowi FSC lub PEFC, jak również uprawnieniu do posługiwania się etykietami / logotypami tych organizacji
  • zwiększa stabilność biznesu dzięki pewności, że drewno pochodzi z wiarygodnych źródeł.

Większość lasów w Polsce posiada certyfikaty gospodarki leśnej FSC lub PEFC a liczba firm certyfikujących się w systemie łańcucha dostaw stale rośnie.

Grupa docelowa System certyfikacji łańcucha dostaw adresowany jest do wszystkich zakładów przetwarzających drewno lub surowce pochodzące z drewna np.:

  • tartaki
  • zakłady przetwórstwa drewna
  • handel drewnem
  • stolarstwo
  • meblarstwo
  • przemysł papierniczy i handel papierem
  • drukarnie, wydawnictwa itp.

Jak przebiega proces wdrożenia FSC CoC lub PEFC CoC?

Wdrożenie systemu nadzoru nad łańcuchem dostaw drewna i wyrobów z drewna musi doprowadzić do spełnienia wymagań jednego z poniższych standardów stosownie dla odpowiedniego systemu:

  • FSC-STD-40-004 v2-1 Standard FSC dotyczący kontroli pochodzenia produktu
  • PEFC ST 2002:2013 Łańcuch dostaw produktów zawierających surowce leśne – Wymagania

Wdrożenie składa się z następujących elementów:

  • 1. Opracowanie procedur wymaganych przez wybrany standard. Konsulting w uzgodnieniu z przedstawicielami firmy. Od decyzji firmy zależy, czy procedury będą miały tradycyjną postać papierową, czy też będą zainstalowane na platformie informatycznej.
  • 2. Wdrożenie systemu w całej organizacji (dostawy, produkcja, sprzedaż, magazyn). Tu wiodącą rolę musi mieć osoba odpowiedzialna za system w firmie. Udział konsultanta będzie uzależniony od potrzeb / życzeń firmy.
  • 3. Przygotowanie do audytu Jednostki Certyfikującej
    • Wybór Jednostki Certyfikującej akredytowanej przez FSC lub PEFC to jest niezależną decyzja firmy ale pozwalamy sobie rekomendować jednostkę partnerską tj. Quality Austria
    • Przeprowadzenie audytów wewnętrznych – jest bardzo wskazane, by zrobił to ktoś niezależny i kompetentny, by w ten sposób uzyskać pewność, że firma jest gotowa do audytu certyfikującego.
    • Reprezentowanie firmy na audycie certyfikującym – na życzenie firmy.

Oferujemy

  • wdrożenie systemu optymalnie dostosowanego do potrzeb organizacji (z ograniczoną ilością dokumentacji),
  • przygotowanie firmy klienta do audytu certyfikującego,
  • sprawne prowadzenie prac dzięki doświadczeniu konsultanta.